En un entorno informático estable, la decisión de iniciar un proyecto viene dada por las necesidades de: mantenimiento, modificación, mejoramiento, reemplazo o capacidad.
El Mantenimiento del programa; es una consecuencia de una omisión realizada en la etapa del diseño del sistema, e involucra solucionar fallas menores del sistema, que obligará a la realización de cambios en el programa; como por ejemplo el descuido de no considerar que puedan ocurrir en el sistema, ciertas condiciones extraordinarias; como sería el caso de un aumento no previsto del 60 %, en la emisión de órdenes de compra. Las fallas también pueden provenir de otros factores, como ser en el caso de que existan cambios en las expectativas de los usuarios.
La Modificación del programa; involucra algo más que un simple cambio en el programa; involucra un cambio estructural de una entidad Por ejemplo, un cambio en el número de dígitos del código postal, o en el código de zona telefónica. La diferencia con el Mantenimiento es el grado de importancia.
El Mejoramiento del sistema; es el agregado de capacidades que no formaron parte del sistema de información original; por ejemplo cuando en una división se implementó un sistema de inventarios, este sistema no incluía un modulo para calcular la futura demanda de bienes y partes. La inclusión de este sofisticado módulo de cálculo es considerado un mejoramiento del sistema.
El Reemplazo del sistema; ocurre cuando los sistemas de información se tornan físicamente, tecnológicamente o competitivamente obsoletos. Como es el caso de la utilización del láser, en el reconocimiento óptico de caracteres para la lectura del código de barras, remplazando a la entrada por teclado.
La Nueva Capacidad del sistema; son sistemas de información para los cuales no es necesario el uso de la automatización. Están dados por la capacidad de poder modelizar la aplicabilidad de nuevos sistemas. Un ejemplo de ello, es la aplicación de los sistemas expertos.
